Het opstellen van managementrapporten is vaak een hele uitdaging. Het vraagt veel manuele inspanning, waardoor fouten in de resultaten veelvoorkomend zijn. Bovendien is het vaak lastig om verklaringen te vinden voor opvallende cijfers. Nu geven rapporten vaak een totaalbeeld, maar geen detailanalyse. Deze rapporten zijn echter van levensbelang voor uw organisatie en het goed functioneren van het managementteam.
Hoe komt het dat dit steeds zoveel tijd in beslag neemt? Wat zijn de moeilijkheden?
1. Data lokaliseren en exporteren
Het is voor u en uw team vaak een hele uitdaging om alle vereiste databronnen te verzamelen want er is enorm veel data voorhanden. Deze data bevindt zich op verschillende devices en wordt bewaard in verschillende systemen. Voor een overzichtelijke managementrapportering is het essentieel dat deze databronnen samengebracht worden. Deze taak slorpt vaak veel tijd op die voor andere projecten gebruikt zou kunnen worden.
2. Een helder en eenduidig rapport opstellen
Als u en uw team dan eindelijk alle data gelokaliseerd hebben, volgt een tweede stap. Het is de bedoeling dat het management aan de slag kan met de analyse van de cijfers. Enkel zo kunnen zij de juiste beslissingen nemen die de onderneming ten goede zullen komen. Het is dus essentieel dat het rapport duidelijk is en dat het een samenhangend geheel vormt. Dat is voor vele afdelingen een hele uitdaging. Elke medewerker heeft vaak zijn eigen methode ontwikkeld voor het opstellen van dergelijke analyses. Meestal gebeurt dit dan ook in Excel met behulp van tientallen formules en grafieken, waarvan niemand de oorsprong kent. Zo ontstaan er vaak ook diverse interpretaties van de data. Het afleveren van een helder rapport is dus niet zo evident.
3. Cijfers van verschillende afdelingen samenbrengen
Alsof het binnen 1 afdeling niet moeilijk genoeg is, moeten u en uw team waarschijnlijk ook afdelingoverschrijdend werken. De analyses van verschillende divisies moeten gecombineerd worden tot één samenhangend geheel. Enkel zo kan de context van eventuele trends in beeld gebracht worden.
Kortom het omzetten van de overload aan data naar een complete en verstaanbare managementrapportering is een hele uitdaging, maar noodzakelijk voor de onderneming. Deze informatie is voor managers essentieel om goed onderbouwde beslissingen te nemen, dus onderschat managementrapportering zeker niet. Een grondige zoektocht naar de juiste middelen om u en uw team hierbij te helpen is zeker geen overbodige luxe!
